Avskedskyssen

Lathund för doktorander vid ekonomisk-historiska institutionen i Uppsala som befinner sig i slutfasen av sin forskarutbildning.

Inledning

I slutskedet av arbetet med doktorsavhandlingen, när doktoranden jobbar febrilt med att färdigställa sitt manuskript för tryckning, måste hon/han även hantera en rad praktiska frågor. Ibland kan det kännas lite frustrerande att behöva ägna tid åt annat, men det kan faktiskt vara bra att lämna datorn och texten för en stund och ge sig i kast med mer praktiska göromål. Syftet med denna lilla lathund är ge ett antal handfasta råd för den som befinner sig i slutskedet av forskarutbildningen. Utgångspunkten för oss som har utarbetat dessa råd är de frågor man som doktorand förr eller senare ställs inför och som man behöver tydliga och enkla svar på för att snabba på processen fram mot den hägrande disputationen och examen.

Högre seminariet och tiden därefter

Ventileringen av hela avhandlingsmanuskriptet vid högre seminariet innebär alltid större och mindre omarbetningar. Därefter behöver handledarna tid att läsa den ytterligare en gång, vilket leder till nya korrigeringar.

Dessutom skall alla avhandlingsmanus läsas och godkännas i slutskedet, efter slutseminariet, av en läsgrupp bestående av minst två personer, en professor och en docent, som utses av prefekten. Läsgruppen har tre veckor på sig för läsning av manuset. Läsgruppen har till sin hjälp dokumentet ”Riktlinjer för slutgodkännande av avhandlingsmanus”. Läsningen kan utfalla på tre sätt, antingen godkänt utan ändringar, godkänt med smärre andringar eller underkänt i behov av omfattande ändringar. I det senare fallet måste manuset läsas på nytt av läsgruppen efter ändringar innan det släpps upp för disputation. Bestäm därför inte disputationsdag på egen hand. Det måste alltid göras i samråd med handledaren, studierektorn för forskarutbildningen samt prefekten!

Börja med en tidsplanering och skriv in det som ska göras vid olika tider: vilka personer och institutioner som ska kontaktas samt när texter måste lämnas för att hinna bli klara i tid. Lägg alltid på några extra dagar/veckor. Slutarbetet är i regel mer krävande än man tror. Om det är knappt om tid för att – som många gör – disputera i maj eller december, jaga då inte på med sämre resultat. Vänta hellre till i början av följande termin. I maj är trycket extra stort att få disputera, samtidigt som dagar går bort för helger och promovering. Sista disputationsdag under vårterminen är den 7 juni (vid skottår den 6 juni). Om avhandlingen spikas efter sommaren kan det ske från den 1 september då höstterminen börjar. Tre veckor därefter är det möjligt att offentligt försvara avhandlingen.

Avhandlingens färdigställande

Om du inte redan ha tittat på filen "att skriva avhandling i actaserien.pdf" som ligger på institutionens gemensamma server under I:\Mallar, så är det dags att göra det. I den finns tips om formalia m.m. som kan vara till hjälp.

Avhandlingen ska ha en engelsk summary. Få av oss har en sådan god engelsk språkbehandling att vi själva klarar att färdigställa denna text. Kanske räcker det med en språkgranskning. I andra fall fordras en översättare. I så fall är det viktigt att underlaget tas fram i god tid samt att – om du inte har egna kontakter – du hör med handledaren vem som kan anlitas.

För utformningen av din summary rekommenderar vi att du läsa några i de avhandlingar som utgetts vid institutionen.

En kort abstract (max 300 ord) på engelska ska alltid finnas med i avhandlingen och även avhandlingens titel ska översättas till engelska. Avhandlingen ska också har ett antal nyckelord på engelska. Dessa uppgifter kommer att matas in i det elektroniska spikbladet (se nedan).

Fr.o.m. 2005 har institutionens Acta serie ett nytt omslag. På baksidan ska det vara en kort text (75-100 ord) på svenska, om du skriver på svenska, som presenterar avhandlingen. På framsidan kan man ha en bild, foto el. dyl. om man vill.

Upplagan bör nu bestämmas. 160 exemplar är det vanliga för Acta-serien. Av dessa går 10 ex till Carolina för internt bruk. Författaren får 100 exemplar och institutionen ca 50. Utöver dessa trycker Acta-förlaget själv 70 ex som används av Carolina för byte och försäljning. Författaren har också möjlighet att beställa – och själv betala - ytterligare max 75 exemplar. Om man trycker avhandlingen på annat förlag än Acta, görs upplagen upp med förlaget. Men kom ihåg att institutionen ska alltid ha minst 20 exemplar och Carolina 10 exemplar; det senare är en förutsättning för att man ska kunna spika avhandlingen.

Från 1 januari 2011 ska alla doktorsavhandlingar inom Humanistisk-samhällsvetenskapliga vetenskapsområdet lagras digitalt i DiVA. Som doktorand avgör du själv om och när du vill göra avhandlingen fritt tillgänglig i DiVA som fulltext i PDF-format. Kappan till en sammanläggningsavhandling publiceras alltid som PDF-fil.

Tidsplanering och tryckning

Räkna med minst sju veckor från färdigt/godkänt manuskript till disputationsdag. Minst en vecka behöver Lynn för arbetet med layouten på avhandlingar som trycks i universitets Acta serie, Uppsala Studies in Economic History. Hör alltid med Lynn i god tid så att hon har möjlighet att lägga in tid för redigeringsarbetet. Se också till att hålla överenskommet datum!

Ta även kontakt med Enheten för avhandlingsproduktion vid Carolina i god tid. Enheten sköter om upphandlingen hos ett tryckeri. Kontakta enheten när manuskriptet har godkänts för tryckning av institutionen för att få en tidsplan för det fortsatta arbetet. Enheten kan även hjälpa till med utformningen av omslaget.

Kolla speciellt deras sida Checklista för doktorander.

Om avhandlingen ska publiceras på ett kommersiellt förlag fordras i regel betydligt längre tid – och mer pengar än de 40 000 som fakulteten ger. Den summan ska också räcka till opponentens arvode och utgifter för betygsnämnden (resor och förtäring i samband med nämndens arbete). Omkring 30 000 kr brukar bli kvar att disponera för tryckning.

Tryckeriet behöver tre veckor för att göra en bok i Acta serien. Reglerna föreskriver att avhandlingen ska vara levererad och "spikas" tre veckor före disputationsdagen. I nödfall kan spikningstiden kortas, vilket kräver en bra motivering och en anhållan till fakulteten.

Opponent och betygsnämnd

(OBS! Rör handledaren i första hand)

Handledaren kontaktar, efter samråd med prefekt, studierektorn och doktoranden, en tänkbar opponent. Tänk på att personer som kan ämnesområdet och som kan avsätta tid för en seriös och rättvis granskning av avhandlingen kan vara upptagna av andra göromål. Det är nödvändigt att ha fler namn på förslag. Opponenten bör helst vara docent i ekonomisk-historia.

Handledaren ska i god tid också ordna en betygsnämnd, vilket görs i samråd med studierektorn och prefekt. Nämnden består av tre eller fem ledamöter med minst docentkompetens. Både kvinnor och män bör vara representerade i nämnden. Vanligen räcker tre ledamöter. I sådant fall kan högst en av ledamöterna utses bland docenterna/professorerna vid den egna institutionen. Handledare och biträdande handledare är uteslutna. En ledamot ska hämtas från någon annan institution vid samhällsvetenskapliga fakulteten och en ledamot från vårt ämne vid annat lärosäte. Vid tvärvetenskaplig forskningsanknytning rekommenderar fakultetsnämnden fem ledamöter i betygsnämnden. Två kan då representera den egna institutionen.

För mer information, se Samhällsvetenskapliga fakultetens sida ang opponent och betygsnämd. Där finns även den blankett med förslag till opponent och betygsnämnd som handledaren ska fylla. Förslaget ska godkännas av samhällsvetenskapliga fakultetens dekanus. Här finns även blanketten som används för betygsnämndsprotokollet vid själva disputationen.

Disputationsdag

När datur för disputationen har bestämts i samråd med handledare och studierektorn, kan man boka tid i bokningssytemet för disputationer. Instruktioner för hur man bokar ges på bokningssystemets websida (krävs inloggning i Medarbetarportalent). Obs! välj Samhällsvetenskapliga fakulteten! Man kan ange två dagar, ett första- och ett andrahandsval. Många vill disputera på lördagar, men med tanke på att vi alla har behov av att göra annat under helgerna rekommenderar vi att överväga fredagar eller någon annan dag i veckan. Särskilt när det är tätt med disputationer kan andra veckodagar vara att föredra.

Lokal

Be Lynn boka lämplig lokal, vilket för det mesta är en mellanstor hörsal i Ekonomikum.

Disputationsfest

En disputationsfest är självfallet inget obligatoriskt, men om du har för avsikt att ordna en sådan behöver den planeras i god tid. Det kan vara svårt att hitta en lämplig festlokal, särskilt i maj. Lämpligen bokas festlokalen när disputationsdagen har fastställts.

Vad gäller finansieringen av en festen brukar gästerna numera betalar den summa som det kostar per person. Alla tycker att det är roligt att få vara med att fira en kollega som klarat prövningen fram till doktorsexamen. Att disputera är något stort och markerar ett nytt steg i arbetslivet.

Många har förmodligen kontakter och löser lokalfrågan på egen hand. Hör annars med kollegor som nyligen disputerat.

Veckorna fram till manuslämning

Grafiska redaktionen utformar omslagssidan och baksidestexten. Du måste därför ha en färdig titel till avhandlingen i god tid.

Under den sista veckan fram till lämning av manuskriptet är det viktigt att ha tid för korrekturläsning. Helst bör du också försöka få någon annan att korrekturläsa texten. Lämna inget annat än noggrant korrekturlästa texter till Lynn. Manuset lämnas in som PDF-fil till tryckning.

Elektronisk spikning

Ca 6 veckor före disputation, ska du "spika" avhandlingen elektronisk - d.v.s. registrera spikningsuppgifterna i DiVA. Opponenten skall då ha blivit godkänd av fakulteten och tid och plats för disputationen vara bokad. Abstract och keywords ska anges. Detta elektroniska spikningen utgör underlaget för spikbladet, som trycks i avhandlingen. För mer information, se denna sida om spikning, denna sida med checklista för doktorander samt sidan Frågor och svar. En lathund för publicering av uppgifter om monografi- eller sammanläggningsavhandling finns här.

OBS! att du har ännu inte spikat - se nedan.

Från manuslämning till spikningsdag

Du ska försäkra dig om att du har tagit alla kurspoäng i forskarutbildningen. Vid osäkerhet hör du med Birgitta. Vid komplettering pratar du med studierektorn för forskarutbildningen.

Eftersom spikningen av avhandlingen brukar följas av s.k. spikningskaffe på institutionen är det viktigt att i god tid boka lokal (K 412) och sända ut en inbjudan via e-posten. Vid spikningskaffet delar du ut dedicerade avhandlingar till kollegorna, både vid institutionen och andra som du har samarbetet med under forskarutbildningen.

Adressetiketter

Det finns en lista med institutioner och personer som ska ha avhandlingen. Hör med Lynn var du hittar listan. Granska förteckningen och adresserna och lägg till personer som ska ha din avhandling. Kom ihåga att inkludera betygsnämnd och opponent. Skriv ut listan och kopiera över den på avtagbara adressetiketter. Sådana finns vid kopiatorn.

Spikningsdagen

Avhandlingen levreras numera direkt till institutionen (men kolla detta med Grafiska enheten för säkerhets skull). De exemplar som ska till Carolina skickas direkt dit.

Det finns skäl att direkt efter mottagandet bläddra igenom avhandlingen för att se att inga fel har smugit sig in vid bindningen. I så fall ska du omedelbart kontakta Grafiska enheten.

När avhandlingen har levrerats, ska du gå till Carolina, södra ingången hos vaktmästaren, för att spika. Ta med dig 10 exemplar av din avhandling. Här undertecknar du ett spikningskvitto som bekräftar att du har fått avhandlingen och att du nu spikar. Du kan också skriva på ett avtal för ev. elektronisk publicering. Närmare information om spikning finns här.

I.o.m. spikningen publiceras uppgifterna om avhandlingen och disputationen på universitetets sida för kommande disputationer och i universitetets avhandlingsdatabas. Har du valt att även publicera din avhandling i fulltext, läggs den i PDF-format ute på nätet.

Spikningen enligt det gamla sättet bör ske på förmiddagen, dvs. före kl. 12. Då är vaktmästaren i universitetshuset på plats. Av honom får du en "spik" som du använder för att sätta upp spikningsbladet eller avhandlingen. Väljer du boken bör du ha med verktyg för att borra ett hål i överkanten, vid ryggen.

Förslagsvis kl. tre, spikningsdagen, samlas kollegor till spikningskaffet på institutionen. Tårta, kaffe och starkvin brukar höra till. Kaffet bjuder institutionen på. Det beställer du nere i restaurangen. Resten, inklusive papptallrikar, muggar och små vinglas ordnar du själv.

Om du ska ha en disputationsfest är det bra om inbjudan är klar att lägga i avhandlingen vid spikningskaffet. Tänk på att bjuda in opponenten och betygsnämnden till festen.

De tre veckorna fram till disputationsdagen

Dagen efter spikningen ska avhandlingen börja sändas ut. Det blir att skriva etiketter och stoppa i kuvert.

Universitetets kommunikationsenhet ser till att ett pressmeddelande i tid sänds ut till tidningar och tidskrifter som kan tänkas vara intresserade av ämnet och resultaten. Kom med egna förslag på tidningar som kan vara intresserade, t.ex. lokal- och branschtidningar. Du skriver själv texten efter en mall som kommunikationsenheten tillhandahåller.

Kommunikationsenheten "putsar" texten för att den ska bli rappare och klarare. Pressmeddelandet läggs också ut på Internet under veckan för disputationen. Det är bra om du ser efter om "putsningen" har gett ett rättvisa åt dina resultat.

Dagen före disputationen är det bra om du besöker lokalen för att se om teknisk utrustning fungerar. Behöver du mikrofoner, fråga vid Informationen.

Disputationsdagen

Den stora dagen är du kanske både rastlös och lite nervös inför det stundande mötet med opponenten och betygsnämnden. Vanligtvis har opponent och respondent haft ett informellt samtal strax innan disputationen. För praktiska saker som ska ordnas kan det ändå vara bra att anlita en kamrat på institutionen. Om disputationen sker i universitetshuset är det extra noga att låta någon ordna med praktiska frågor.

Blommor ska köpas, sättas i vas och bäras till disputationslokalen. Pengarna till blommor tas från institutionens insamling.

Dricka (vatten) ska inhandlas och placeras framme vid podiet tillsammans med rena glas. Om disputationen sker en lördag måste flaskvatten inhandlas dagen före eftersom serveringen i Ekonomikum då har stängt.

Mikrofoner ska - eventuellt - hämtas hos Informationen. Be en kamrat kontrollera att den tekniska utrustningen fungerar och att det finns rätt sorts pennor framme vid tavlorna. Be henne/honom också kontrollera ljuset och ljudet i lokalen strax före disputationen tar sin början.

Några exemplar av den tryckta avhandlingen kan också vara bra att ha i en låda vid podiet, för dem som frågar efter ett exemplar. Dela inte ut vitt och brett.

Efteråt

Efter disputationsakten drar sig betygsnämnden, opponenten och handledaren tillbaka för att besluta om avhandlingen kan godkännas (opponenten och handledaren har inte rösträtt, endast yttranderätt). Under tiden brukar kollegor, släkt och vänner gratulera disputanden, vilket kan dra ut på tiden. Be någon hjälpa till att släcka ner, ta bort mikrofoner och blommor samt låsa lokalen.

Efter en eller en och en halv timme brukar betygsnämnden muntligen delge sitt beslut.

Då börjar en ny tillvaro för den forne doktoranden!

Referenser - en viktig länk!

En sammanfattning av mycket av det ovanstående finns på universitetsbibliotekets sida ang. avhandlingar. Botanisera runt på denna sida och länkarna där! Viktig information presenteras på lite olika ställen.

Uppsala i mars 2002; reviderad september 2005, september 2007, januari 2011, oktober 2012, mars 2014

Maths Isacson, Lars Fälting, Lynn Karlsson, Erik Lindberg och Tom Petersson